Comment sortir du chaos financier et ne plus craindre les trous de trésorerie : l’histoire vraie de Bureau de Vendas

Quand on regarde des entreprises qui réussissent et qui, en 8 à 10 ans, deviennent des acteurs incontournables de leur marché au point de commencer à fixer leurs propres règles, on a du mal à croire qu’elles aussi ont démarré petit. Chacune a traversé un parcours de croissance unique et semé d’embûches. Mais elles ont toutes un point commun : elles ont réussi à structurer leur comptabilité de gestion et à surmonter leurs défis financiers.

D’un seul salarié à une entreprise internationale

Le « Sales Bureau » d’Andrey Krupkin “Sales Bureau” est un très bon exemple d’entreprise qui a « percé ». Aujourd’hui, c’est une société de conseil internationale prospère. Mais en 2016, elle a commencé avec un seul employé et trois clients. L’expérience, les connaissances et la persévérance d’Andrey l’ont aidé à faire grandir l’activité. Pourtant, des lacunes dans la comptabilité de gestion freinaient l’entreprise et l’empêchaient de passer correctement à l’échelle.

Un chiffre d’affaires élevé ne veut pas toujours dire de gros bénéfices

L’entreprise grandissait. De nouveaux types de dépenses apparaissaient, avec des responsables financiers, des budgets par service, et de nouveaux clients avec de nouvelles exigences. Il était hors de question de se laisser engloutir par la bureaucratie qui frappait déjà à la porte. L’entreprise avait besoin d’une solution simple et efficace pour remettre de l’ordre dans le chaos des montants et des chiffres.

Vers la troisième année d’activité, j’ai compris que si je voulais gagner plus, développer l’entreprise, augmenter les salaires de l’équipe, savoir combien je gagnais réellement et garder une discipline financière, je devais comprendre la finance. — Andrey Krupkin, fondateur de « Sales Bureau »

La solution semblait évidente : il fallait réunir toutes les sources financières dans un seul système et les organiser correctement.

Après avoir connecté Finmap et ajouté tous les comptes, ils ont enfin pu souffler : les soldes leur donnaient un sentiment de calme et de maîtrise. Avec ces chiffres sous les yeux, les crises financières semblaient lointaines, presque irréelles, dès qu’ils regardaient le capital total de l’entreprise.

Mais les problèmes n’avaient pas disparu, et les trous de trésorerie continuaient à faire dérailler les plans de l’entreprise.

Nous pensions qu’avec un chiffre d’affaires élevé, nous avions beaucoup d’argent. Mais nous avons compris que le chiffre d’affaires, ce n’était pas encore du bénéfice. — Andrey Krupkin, fondateur de « Sales Bureau »

Comment Finmap a aidé à reprendre le contrôle du chaos et des trous de trésorerie

Réunir toutes les sources financières dans un seul système n’était que la première étape pour remettre les finances de l’entreprise en ordre.

La deuxième étape consistait à gérer les encaissements et les décaissements, désormais entièrement visibles. Avec Finmap, les flux de trésorerie sont devenus transparents et faciles à comprendre, ce qui a permis de :

• Abandonner complètement les tableurs manuels ;
• Éliminer le chaos et l’incertitude qu’ils créaient ;
• Unifier et standardiser la comptabilité dans tous les services ;
• Suivre la trésorerie en temps réel.
  

Andrey Krupkin, fondateur de « Sales Bureau », partage son point de vue :

Si vous n’utilisez pas Finmap, vous passez un million d’heures à essayer d’organiser des tableurs compliqués dans lesquels vous ne pouvez même pas automatiser les processus. Finmap règle tout ça.

Chaque jour, la situation devenait plus claire, et l’entreprise a compris que sans planification efficace, le chaos financier ne disparaîtrait jamais complètement. La réponse est venue avec le calendrier de paiement Finmap, qui indiquait immédiatement les dates prévues des paiements clients et les moments précis où les décaissements devaient être effectués.

Grâce aux calculs automatiques du calendrier, il est devenu évident à quels moments l’argent risquait de manquer pour payer les fournisseurs ou les salariés.

Ainsi, après avoir ajusté les conditions de paiement et les dates prévues, les trous de trésorerie ont été rayés de la liste des problèmes financiers.

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Les principaux enseignements de « Sales Bureau »

Une planification intelligente et le rapport P&L ont enfin répondu à une question clé : où passait le bénéfice qui se perdait auparavant dans un grand volume de transactions ? Grâce à la date et à la période de chaque affaire, l’entreprise a pu identifier clairement l’argent réellement gagné — pas seulement à l’année ou au mois, mais même semaine après semaine.

Après avoir structuré ses flux financiers, Sales Bureau, grâce à des rapports financiers prêts à l’emploi, a pu identifier :

• Les catégories de dépenses à réduire et à optimiser ;
• Les services les plus demandés et les plus rentables ;
• Comment optimiser les créances clients ;
• Les pôles d’activité qui croissaient le plus vite ;
• Les activités qui avaient besoin d’être repensées et modernisées.

Comment Finmap et « Sales Bureau » travaillent ensemble aujourd’hui

Aujourd’hui, l’entreprise a entièrement structuré sa comptabilité de gestion et automatisé le processus avec les outils Finmap. Désormais, tous les cadres dirigeants, le directeur des opérations et le fondateur disposent d’un accès transparent aux informations financières, depuis n’importe quel appareil.

Andrey souligne que le contrôle financier basé sur Finmap a permis de construire une stratégie commerciale plus précise : 

Quand je compare notre manière de gérer la comptabilité au début de l’activité avec celle d’aujourd’hui, je suis sûr que nous avons divisé par 50 le temps passé sur les finances ! — Andrey Krupkin, fondateur de « Sales Bureau »

Vous pouvez le constater par vous-même en vous inscrivant sur Finmap. Structurez et automatisez votre gestion financière, et arrêtez de perdre du temps dans la bureaucratie !