Чи можна успішно масштабуватись, якщо весь облік ведеться в блокнотах та на папірцях, а його результати зводяться в саморобних табличках?  "Однозначно ні!" — впевнено відповідає Олександра Куликова, засновниця та CEO Kukuruza Video Production.

Масштабування бізнесу без автоматизації процесів — це як будівництво без фундаменту. Відома відеопродакшн студія довела це власним прикладом, впровадивши інноваційні рішення, які не лише заощаджують час, але й оптимізують роботу команди.

Як Kukuruza Video Production поєднує креативність і ефективність у своїй роботі

Kukuruza Video Production — це українська компанія, яка створює анімаційний контент та відео для замовників з усього світу. Клієнтами компанії є як великі бренди, так і локальні підприємства. Наприклад, вони працювали з такими відомими компаніями, як Porsche, Lenovo, NEOLUX, Rozetka, та іншими.

В 2022 році, команда зіткнулася з новими викликами: великі обсяги інформації вимагали комплексного підходу. Дані про потенційних клієнтів, активні проєкти, бюджети, етапи виконання — усе це вимагало структурування для ефективного управління.

Таке рішення зміг реалізувати український інтегратор CRMiUM, що поєднав всі робочі програми в єдину своєрідну ERP-систему. Процес залучення клієнтів та виконання замовлень тепер відстежується цілісно в СRМ, додатку Notion та Finmap.

Виникає логічне питання: якщо вже є CRM і проєктний менеджмент, в чому необхідність використання Finmap?

Інтеграції як ефективний інструмент автоматизації

Однією з ключових змін стало впровадження банківських інтеграцій, які дозволили синхронізувати всі платіжні системи в одній програмі. Це значним чином зменшило час внесення операцій вручну, адже зараз будь-який рух коштів, а особливо надходження від клієнтів, відразу відображаються у Finmap.

Ця інформація автоматично передається до CRM-системи, а звідти — в Notion, сигналізуючи менеджерам про готовність до запуску нових проєктів. 

‍Одне з моїх правил сталого розвитку -  це мати сміливість експериментувати, ризикувати й пробувати нові підходи. Не боятися виходити за межі стандартів. - Олександра Куликова, CEO Kukuruza Video Production

В творчості Олександра прагне інновацій, тоді як у фінансах вона дотримується прагматичного підходу. Навіть коли мова йде про ризикові фінансові рішення, інструменти Finmap, як-от прогноз Платіжного календаря, дають змогу зрозуміти, наскільки виправданим буде таке рішення.

Делегування та гнучкі доступи: ключ до оптимізації процесів

Американський мотиваційний психолог Браян Трейсі в своїй книзі “Делегування та керування” зазначає: 

‍Якщо хтось може зробити завдання на 70% так само добре, як ви, делегуйте його цій людині. Звільніть себе, щоб розв’язати ті завдання, які здатні виконати лише ви.

Ця порада актуальна для всіх сфер діяльності й особливо важлива для фінансового обліку. Адже часто власники бізнесу витрачають занадто багато сил та енергії на рутинне опрацювання платежів.

Олександра та її команда уникнули такої проблеми за допомогою гнучкої системи доступів для кожного зі співробітників.

‍Для кожного менеджера ми створили підзвітний рахунок та надали доступ лише до проєктів, в які він залучений. Це дуже зручно, адже працівники не мають доступу до фундаментальної інформації й зосередженні тільки на тому робочому процесі за який вони відповідальні. - Олександра Куликова, CEO Kukuruza Video Production

Такий підхід дозволяє:

• Захищати конфіденційну інформацію.
• Швидко аналізувати підзвітні кошти.
• Контролювати стан рахунків у реальному часі.

Навіть підрядники отримали доступ лише до потрібної частини даних, щоб налаштувати CRM-систему, без занурення у фінансову інформацію.

Як звіт “Проєкти” допомагає оперативно аналізувати рентабельність

Кожен платіж, незалежно від того, чи він інтегрується автоматично через банківські системи, чи додається вручну менеджером, одразу фіксується у звіті “Проєкти”.

Завдяки автоматичному розрахунку рентабельності проєктів, компанія отримала можливість детального аналізу всіх замовлень у реальному часі.

Як це допомагає бізнесу?

1. Прозорість перед клієнтами.
   Компанія може обґрунтовано пояснити, як додаткові послуги чи поступки впливають на фінальну рентабельність. Це забезпечує довіру й прозорість у відносинах з клієнтами.
2. Оперативність рішень.
   У реальному часі команда бачить фінансовий стан кожного проєкту, що допомагає швидше приймати стратегічні рішення.
3. Управління додатковими послугами. Зміни, не враховані в контракті, миттєво відображаються у звіті, дозволяючи вчасно реагувати й коригувати роботу.

Досвід Kukuruza Video Production доводить, що для кожної сфери діяльності потрібні спеціалізовані інструменти, які автоматизують і спрощують процеси. Чи це готові ERP-системи, чи індивідуально розроблені рішення — обирати вам. Але без чіткої фінансової структури успіх неможливий.

Обирайте Finmap як вашого надійного партнера та спрямовуйте свої ресурси на розвиток і масштабування бізнесу. Технології працюють на вас — використовуйте їх з максимальною ефективністю!