Богдан Пузанський — фінансовий директор
Займається всіма фінансовими питаннями у бізнесах Аніти Соловей
Використовує Finmap для обліку грошей
Любить порядок у фінансах та несподівані ідеї Аніти

Бізнеси, про які буде йти мова у кейсі:
Insragram компанії з оренди квартир Be My Guest: https://www.instagram.com/bemyguest.kyiv/
Insragram готеля Live.Here.Hotel: https://www.instagram.com/live.here.hotel/
Онлайн-кемп «Шлях помаранчевого блогера»: https://bpeople.tilda.ws/salesclosed
Блог Аніти Соловей: https://www.instagram.com/anita_solovei/

‍Запустити в рамках одного бізнесу одразу кілька абсолютно різних напрямків? Чому б і так. Нерідко підприємці горять новими ідеями й обов’язково хочуть їх реалізувати. Подобова оренда? Oк. Готель? Звичайно. Запустити онлайн-курс? Обов’язково. А що щодо особистого блогу? Хочу-хочу.

Як почувається при цьому фінансовий директор такого бізнесу, ми запитали у Богдана Пузанського. Адже саме йому доводиться наводити лад у фінансах та не допускати хаосу у бізнесах Аніти Соловей. Як він із цим справляється і в чому йому допомагає Finmap, розповідаємо у цьому кейсі.

Дано

У бізнесі Аніти є відразу кілька напрямків, як офлайн (оренда нерухомості та міні-готель), так і онлайн (її навчальні програми, блог у Instagram). І є фінансовий директор Богдан, якому треба з цим розібратися.

Системний облік вівся у бізнесі з перших днів за допомогою таблиць Excel. Адже масштаб великий, до пандемії лише в оренді було 60 квартир. Їх здавали подобово, тому надходження та витрати йшли у великій кількості щодня. Крім того, часто витрати списувалися з особистих карт та гаманців. Тому просто треба було все враховувати.

Наразі бізнес переформатували, бо у зв’язку з пандемією попит на подобову оренду впав. Зробили акцент на блог та інфопродукти. Тому напрямків побільшало, а в команді близько 20-ти людей. І це потрібно було систематизувати.

Задача

«В Excel було зручно до моменту, коли у нас з’явилося кілька напрямків»

З появою кількох напрямків виникла потреба спростити процес, тому що ведення таблиць Excel почало займати дуже багато часу. А велика кількість даних ще й ускладнювало розуміння, що взагалі відбувається у бізнесі. Тому перед Finmap Богдан ставив такі завдання:

1. Систематизувати облік, щоб бачити і загальну картину бізнесу, і дані щодо кожного напрямку окремо.
2. Полегшити ведення обліку та витрачати на це менше часу.
3. Зробити дані наочнішими. Щоб будь-якої миті можна було швидко зрозуміти фінансову картину бізнесу, а не витрачати додатково часу на аналіз ситуації.

Рішення від Finmap

«Класно, що у Finmap можна створити кілька проектів та в кожному проекті вести свій облік»

Богдан одразу вирішив не створювати у сервісі кілька компаній, а вести облік в одній, поділивши її на Проєкти. Адже компанія насправді одна. Є загальний рахунок у банку, з якого вже розподіляються гроші з різних напрямків. Тому зручніше було створити кілька проєктів у рамках однієї компанії, щоб бачити:

• скільки всього грошей має бізнес;
• як розподіляються фінансові потоки;
• який напрямок працює добре, а який не дуже

* Користувачі Finmap можуть завести окремі напрямки діяльності або клієнтів у вигляді проєктів. І далі бачити у звіті прибуток, рентабельність та маржинальність кожного проєкту окремо.

При першому впровадженні Finmap 1.0 кожну квартиру в бізнесі з оренди подобово зробили окремим проєктом. Вийшло цілих 70 проєктів. З одного боку, це допомагало бачити рентабельність по кожній із квартир.

«Класно було бачити зростання чи падіння того, чи іншого проекту. Ми могли зрозуміти, наприклад, від якої квартири відмовитися, тому що вона нам приносить більше витрат, ніж прибуток».

З іншого, така кількість проєктів ускладнювала ведення обліку. Адже часто витрати у них були загальними. Наприклад, закупівля рушників, постільної білизни, хімії для прибирання. Виходило, що списання одне, а рознести його потрібно на 70 проєктів.

Тому перше використання Finmap проходило досить складно. «Впровадити було тяжко, бо будь-які зміни проходять тяжко. Коли 5 років працюєш у Excel, тобі не дуже зручно, але стабільно», — зізнається Богдан. І облік одразу у 70 проєктах теж додавав складності.

Впровадження Finmap 2.0

З початком пандемії попит на оренду подобово впав. Богдан і Аніта побачили, що результативність бізнесу стала нижчою, а часу на нього витрачалося багато. Тому більшість квартир здали довгостроково, від деяких відмовилися взагалі. А сфокусувалися на освітніх курсах та блозі.

Наразі Богдан веде у Finmap 7 проєктів замість 70. Квартири стали одним проектом. Оскільки більшість із них тепер у довгостроковій оренді, інформація з місяця на місяць там практично не змінюється. Але щоб все одно можна було переглянути дані щодо кожної з них, використовують теги.

Також Богдан активно використовує функціонал Категорії*. «Ми зробили свої категорії та можемо бачити всю картину на одному екрані, не клацаючи по сторінках в Excel», – розповідає він.

Особливо зручно для обліку витрат. У бізнесі є постійні витрати (наприклад, зарплати, оплата сервісів для роботи), так і змінні (наприклад, оренда студії для зйомки).

* Категоріями у Finmap користувач може позначити типи доходів та витрат. Це допомагає відстежувати надходження та витрати у кожному конкретному типі. Наприклад, бачити, скільки видатків за місяць було на фотозйомки для блогу.

Дуже зручно відзначати їх категоріями та відстежувати, скільки грошей куди витрачається. Плюс це допомагає помітити, як деякі змінні витрати стають незмінними. Щоб у майбутньому планувати їх у платіжному календарі*.

* У Платіжному календарі Finmap можна вносити доходи та витрати, заплановані наперед. Крім того, якщо додаєте майбутні витрати чи надходження, Платіжний календар покаже, чи вистачить грошей, чи є ризик касового розриву.

Подивитися повний випуск «Знати б це раніше» з Анітою Соловей та дізнатися:

• на які питання слід відповісти кожному підприємцю;
• як Finmap допоміг їй уникнути крадіжки $4000 та 20 наборів постільної білизни;
• що Аніта хотіла б «знати раніше» про фінанси та ведення бізнесу

‍

‍

Лайфхаки фінобліку від Богдана

• Вносити інформацію щодня. Але якщо не виходить, хоча б фіксувати в нотатках, інакше все забувається навіть до вечора того ж дня.

* А ще краще користуватися Telegram-ботом від Finmap, щоб вносити всі операції прямо з телефону в будь-який зручний час.

• Підключити рахунки та карти у Finmap, щоб операції вносилися автоматично.

• Якщо у вас кілька проєктів або напрямків, але в них працюють ті самі співробітники, краще вивести зарплати з проєктів і зробити окремою категорією витрат. Наприклад, у вас є готель, блог і курс, але просуванням всього цього в соцмережах займається той самий таргетолог.

• Якщо цього не зробити, складно ділити кожну зарплату на всі проєкти. А прив’язувати до якогось одного напрямку — неправильно, адже тоді один проєкт нестиме витрати за всіх.

• Не соромитися звертатися до служби турботи Finmap.

«Порівнюю з техпідтримкою Monobank. Пишеш і тобі відповідають швидко, наче робот. Але це не робот»

Результат

✅ Систематизовано облік грошей у всіх 7 проєктах Аніти Соловей. Тепер усі дані знаходяться в одному місці. Зручно дивитися як інформацію про фінансовий стан всього бізнесу, так і окремо в кожному проєкті.

‍

«Поки була лише оренда, ми знали, що всі надходження та витрати йдуть в одному напрямку. Коли з’явився готель, ми замислилися над поділом фінансових потоків та обліку. А коли пішов ще й онлайн, у якому теж є окремі напрямки (блог та кілька освітніх курсів), Finmap став нашим порятунком, бо в Excel було дуже важко все це поділити».

‍

✅ Будь-якої миті Богдан може перевірити, на яких рахунках і картах скільки грошей. Йому не доводиться для цього окремо заходити до особистих кабінетів кожного банку. Плюс одразу зрозуміло, скільки на карті саме грошей бізнесу. Це особливо зручно, коли є картки, які одночасно і для робітників, і особистих потреб.

✅ Тепер Богдан та Аніта точно знають, які витрати може собі дозволити бізнес. Finmap має інформацію про планові витрати, а також дані, скільки грошей на рахунках зараз. І легко оцінити, які будуть залишки на кінець місяця і чи можна витратити щось ще.

✅ Також у бізнесах стали враховувати дрібні витрати, як, наприклад, комісія банків. Раніше цього не робили, бо суми незначні. Проте за місяць і тим більше за рік вони складаються у великі витрати.

✅ Не потрібно робити звіти, Finmap сам робить аналіз. Тепер кожен, кому необхідно, може зайти та подивитися всю картину по компанії. А завдяки наочності звітів навіть ті, хто не дуже розуміється на фінансах, розуміють, що відбувається в бізнесі.

✅ Облік став простішим. Тепер менше часу витрачається на внесення інформації та її аналіз.

«У нас такий власник — Аніта, ми не можемо її передбачити. Звичайно, у нас є великі плани, ми розвиватимемося. А ось у якому напрямку – завтра побачимо», — ділиться планами Богдана. Але хоч би які ідеї з’явилися в Аніти, Finmap допоможе зберегти порядок у фінансах.

Щоб впровадити системний фіноблік та будь-якої миті бачити повну картину свого бізнесу, підключайте Finmap за посиланням:

Спробувати Finmap безкоштовно

14 днів безкоштовно. А наша служба турботи допоможе знайти глибоке рішення та використати максимум можливостей сервіса саме для вашої компанії.