Налагоджений фінансовий облік — це інструмент, щоб не лише робити бізнес прозорим та ефективним у довгостроковій перспективі, а й економити ресурси. Чому потрібно вдосконалювати фінансовий облік навіть в прибутковій компанії, читайте в цій статті.

LIBERT — лідер у преміум-перевезеннях 

Компанія LIBERT спеціалізується на індивідуальних перевезеннях преміум та бізнес-класу, пропонуючи широкий спектр послуг для своїх клієнтів. В їх портфоліо — перевезення офіційних делегацій, масові транспортні заходи, а також міжнародні перевезення. 

Ключова перевага LIBERT — це найвищий рівень сервісу, з увагою до кожної деталі та максимальним врахуванням побажань клієнта. Основні аспекти, які забезпечують надійну репутацію, включають:

• Індивідуальний підхід до маршруту з урахуванням усіх вимог клієнта.
• Броньовані автомобілі для максимального рівня безпеки.
• Швидкість та ефективність організації перевезень.
• Високий рівень сервісу та наявність англомовних водіїв.
• Повний супровід поїздки з організацією потрібних бронювань та охороною.
  ‍

Компанія LIBERT досягла успіху завдяки скрупульозному та відповідальному підходу її власника. Андрій Антоненко уважно ставиться не лише до обслуговування клієнтів, а й до організації внутрішніх процесів. Особливий акцент на обліку допомагає компанії ефективно керувати фінансами, контролювати витрати та впевнено зростати.

Таблиці проти бізнесу: чому ручний облік вже не працює

Андрій започаткував свій бізнес у 2008 році. Він відмовився від ведення справ наосліп, без чіткого розуміння, скільки коштів було витрачено та які платежі були здійснені.

Для цифровізації бізнесу компанія всі ці роки використовувала саморобні таблиці.

Я навчався фінансовій грамотності самостійно. Для мене важливий порядок, особливо у фінансах, тому й підлеглих я відразу привчав до чіткої системи звітувань. Андрій Антоненко, власник компанії LIBERT

Коли вели облік помісячно, функціоналу таблиць, здавалось, вистачало. Але коли в кінці року потрібно було звести понад дванадцять таблиць докупи та оформити звіт, витрачені час та нерви лише обтяжували власника. З часом таблиці множилися, і хоч вони давали багато інформації, якісно проаналізувати та систематизувати їх здавалось неможливим.

Наступним викликом стало те, що в якийсь момент контроль звітів та перевірка всіх формул перетворилися на щоденну справу власника. 

Якщо ввечері не звіриш все по таблицях та не перерахуєш додатково всі результати, або десь пропустиш помилку, то вже завтра розплутати цей клубок даних - неможливо! Андрій Антоненко, власник компанії LIBERT

Такі звірки забирали не тільки час, а й ресурси самого власника, який мав би займатись більш глобальними питаннями. Успішна організація фінансового обліку стала неможливою через низку причин:

• Спроби впровадити CRM-систему не давали бажаних результатів, бо не покривали навіть половину бізнес-запитів компанії.
• Робота в таблицях займала надто багато часу та не дозволяла швидко отримувати повну інформацію. 
• Операційний менеджер мав високу навантаженість та перепрацьовував норму робочого часу.

‍

Як Finmap змінив підхід до обліку компанії LIBERT

Андрій дізнався про сервіс Finmap від фінансового спеціаліста, який наводив лад в обліку його підрядника. Фінансист впорядковував дані за допомогою Finmap, і швидкість формування звітів вражала.

Я вирішив також спробувати Finmap. Система проста і все зрозуміло. А онлайн-зустріч зі службою підтримки дозволила налаштувати сервіс саме під мій бізнес-формат. Андрій Антоненко, власник компанії LIBERT

Контроль експлуатації машин

У Finmap зручно відстежувати результати експлуатації машин, які Андрій завів як проєкти. Система показує, скільки витрачено на обслуговування кожного авто і скільки грошей було зароблено. 

Можна аналізувати виручку за класами автомобілів та визначати найвигідніші або найменш рентабельні машини. В сервісі є можливість деталізувати дані також по типу послуг та навіть по окремих клієнтах.

Контроль дебіторської заборгованості 

В бізнес-моделі LIBERT головним показником є не кількість коштів, які надійшли на рахунки від клієнта, а скільки саме послуг було надано. Зазвичай оплати здійснюються постфактум, в кінці місяця, а облік всіх послуг та супутніх витрат має бути в режимі онлайн.

Виставлені рахунки менеджер вносить в сервіс у вигляді Дебіторської заборгованості, вказуючи період коли було надано транспортні послуги та дату, коли очікується розрахунок по них. 

Власнику залишається лише відкрити звіт Дебіторка у Finmap та перевірити:

• Хто вже вніс оплату.
• Хто протермінував оплату й потребує додаткових нагадувань.
• Які нові рахунки були виставлені.

‍Звіт Прибуток допомагає проаналізувати цю інформацію під іншим кутом. Адже навіть в першому графіку одразу видно суму та термін, за який не сплачено кошти. 

Такий легкий та водночас детальний контроль Дебіторської заборгованості став можливим лише в Finmap, оскільки саморобні таблиці потребували постійного розширення, видозміни та звірки формул.

Як Finmap замінив додаткового операційного менеджера та економить власнику більше 8000 $ на рік

До впровадження сервісу, менеджер займався обліком витрат та вносив їх вручну в таблицю. При цьому водії, коли здійснювали витрати, відразу ж писали про це в робочий чат, який постійно наповнювався все новими і новими повідомленнями. 

Втратити важливу інформацію в такому потоці було досить легко. 

Процес комунікації щодо підзвітних коштів був довгим та заплутаним:
‍

Такий процес проходив з кожним водієм, яких на той час було близько 20. Навантаженість зростала і власник вже розпочав пошуки додаткового операційного менеджера. 

Як Finmap оптимізував процес роботи з підзвітними грошима

Для зручності роботи водіїв було додано як Користувачів системи. Для кожного з них було створено окремий підзвітний рахунок та надано доступ лише до нього. На цих рахунках відображаються кошти, які надаються водієві у розпорядження.

  — Водії самостійно вносять витрати, прикріплюють чеки, вказують деталі та обирають проєкт.

  — Водії самостійно додають готівкові операції на свої рахунки, при відповідному   розрахункові клієнта.

Тепер власник у реальному часі бачить:

• скільки коштів витрачено;
• на які потреби пішли кошти;
• залишок на балансі водія;
• чи був розрахунок готівкою;
• чи не вийшли витрати за межі бюджету.

Тож, Андрій тепер може оперативно компенсувати водієві витрачені кошти, вирішити чи потрібні додаткові фінанси, та не витрачає час на уточнення з приводу оплати. 

Таке нововведення зменшило навантаженість менеджера в рази й потреба в додатковому персоналі відпала.

А тепер трохи математики (станом на 20.09.2024): ‍

1. Як зазначає сайт Work.UA середня зарплата операційного менеджера в Україні становить 30 000 грн.
2. Тож за рік Андрій мав виплатити 360 000 грн новому співробітнику, а це близько 8 780 $
3. Річна підписка Finmap вартує 17 700 грн, що дорівнює 432$  ‍

Економія:  360 000 - 17 700 = 342 300 грн, що еквівалентно 8 348 $

 За допомогою Finmap водії також отримали змогу контролювати баланс на рахунку в паливній компанії, що дозволило:

• Власнику — контролювати витрати палива кожного водія.
• Водіям — оперативно надавати інформацію про паливні ліміти.
• Менеджеру — управляти загальними та індивідуальними лімітами палива.

Нарешті з усією моєю командою будуються чесні та прозорі взаємовідносини, що є однією із запорук успіху для мене. Важливо, щоб всім всього вистачало, тоді і робота водіїв буде комфортною і рівень нашого сервісу лише зростатиме. Андрій Антоненко, власник компанії LIBERT‍

Перспективи подальшої співпраці Finmap та LIBERT

Легке впровадження та використання, покриття більшості кейсів компанії та оптимізація бізнес-процесів стали для Андрія базисом для міцної та багаторічної співпраці з Finmap. 

Я навіть не дізнавався чи є якісь схожі програми, чи конкуренти у Finmap. А навіщо, якщо ця система повністю мене задовольняє?Для нашого бізнесу було б добре мати можливість не тільки виставляти рахунки у Finmap, а й надавати акти виконаних робіт. Тож сподіваємось, що дочекаємось і таких нововведень. ‍Андрій Антоненко, власник компанії LIBERT

Зараз звіти, що автоматично формуються в сервісі, надають власнику вичерпну інформацію щодо стану його бізнесу. Нарешті облік став не тягарем, а зручним інструментом для стратегічного та тактичного розвитку компанії.

Запроваджуйте Finmap та дізнайтесь всі подробиці фінансового стану вашого бізнесу. Оптимізуйте, економте та зростайте разом з Finmap!