Микола Мостовий – 16 років підприємницького досвіду, 3 роки веде бізнес у Польщі
Займається будівництвом, роздрібною торгівлею, наданням послуг.
Сертифікований фінансист.
Любить допомагати іншим підприємцям ставати ефективнішим і лад у грошах.

Intelligent System, м. Варшава – консалтингова компанія Миколи, яка допомагає підприємцям зі стратегічним плануванням, створенням фінмоделей, ціноутворенням, маркетингом та всім, що необхідно бізнесу для зростання. Також допомагають компаніям із України виходити на польський ринок.

Сайт: https://intelligentsystem.com.pl

Вирости в період пандемії та локдауну? Перестати втрачати тисячі євро? Заощаджувати щомісяця близько 2000 €?

Це все стало можливим для бізнесу одного з наших користувачів Миколи Мостового. Як? Він впровадив системний облік грошей із Finmap. А далі сталася магія.

Жарт 🙂 Жодної магії. Тільки регулярне ведення фінобліку та увага до аналітики, щоб щодня розуміти ситуацію у бізнесі. Як саме Микола використовує Finmap і які результати це дає – розповідаємо у кейсі.

Дано

До створення консалтингової компанії Микола займався будівельним бізнесом. Проєкт зростав, було 10 бригад плюс менеджери, які вели об’єкти.

Кожен із них отримував різні суми, щоб робити закупівлі матеріалів та розхідників. Це все необхідно було якось зводити в одному місці, щоб розуміти, що взагалі відбувається у компанії:

• скільки грошей взяли від замовника;
• скільки пішло на закупівлю, на зарплати;
• окупається чи не окупається кожен проєкт: чи взагалі все порахували і врахували.

Плюс хотілося бачити, як відбувається рух коштів щодня, контролювати прибутковість бізнесу чи бачити збитки оперативно.

Тобто у бізнесі Миколи виникла потреба вести системний управлінський облік. І він почав шукати рішення.

Задача

Чи можна довірити такий облік бухгалтеру? У Польщі аутсорсингові бухгалтерські компанії ведуть лише бухгалтерію та податкову звітність. Але головний мінус — вони подають дані за минулий місяць лише наступного місяця. Тобто, щоб розуміти, яка ситуація у бізнесі, потрібно по 2-3 тижні чекати на звіт.

«Нам потрібен був інструмент саме управлінського обліку. Який би показував, де ми заробляємо, де просідаємо, де у нас все гаразд, а де погано. На яких об’єктах та на яких типах клієнтів ми заробляємо, а на яких ідемо у мінус», — каже Микола.

Був ще один варіант – найняти фінансового директора. Проте у Варшаві зарплата такого фахівця – від 8000 злотих (близько 2000 €) на місяць.

Вирішили спробувати знайти сервіс, який міг реалізувати управлінський облік з меншими витратами. І Микола поставив перед собою такі завдання:

• Знайти просте рішення.

Щоб розібратися могла не лише людина з освітою бухгалтера чи економіста. Але й менеджер проєктів, бригадир чи водій, який займається закупівлями.

• Вести весь управлінський облік в одному місці.

Раніше Микола знаходив деякі польські послуги обліку. Однак вони могли закрити лише якесь одне завдання. Наприклад, складання кошторису, ведення звітності про прихід-витрату коштів або про прибуток і збитки (звіт P&L). А в Excel на облік витрачалося дуже багато часу. І можливостей, щоб вирішити всі завдання, не вистачало.

• Обов’язково, щоб у сервісі був платіжний календар.

Микола хотів планувати фінанси на місяць уперед і надалі. А також передбачати касові розриви та мати можливість уникнути їх.

• Підібрати мультимовне рішення. У команді є хлопці з України, Молдови, Грузії, Білорусі та Польщі. Тобто польські сервіси не підходили ще й тому, що не всі працівники знають польську. Тому потрібен був такий сервіс, в якому можна вибрати мову.

Рішення від Finmap

У пошуках відповідного варіанту, Микола натрапив на сайт Finmap і зареєструвався, щоб спробувати.

Перший крок

Для початку він, як сертифікований фінансист, звернувся до своєї фінмоделі. Упорядкував структуру доходів та витрат. Систематизував інформацію, де, у кого та які гроші бізнесу перебувають. Наприклад, на яких рахунках, кредитках чи готівкою у когось зі співробітників. І переніс всю інформацію до Finmap.

Дав доступи project-менеджерам, бригадирам та водієві, який здійснює закупівлі. До речі, у Finmap є можливість обмежувати доступ і вибирати, яку інформацію співробітник може додавати, яку переглядати, а яка буде закрита навіть для перегляду.

Після чого всі операції почали додавати за допомогою 3 простих кнопок: Дохід, Витрата та Переказ. Системний облік розпочався.

Перестали втрачати гроші

Раніше у будівельному бізнесі Миколи нерідко траплялося, що працівники втрачали чеки після закупівлі матеріалів чи розхідників. У результаті, клієнти не відшкодовували ці витрати та їх несла компанія. Таким чином губилися тисячі євро.

«У вересні була ситуація, коли співробітник втратив фактуру на 4500 злотих (близько 1000 €) просто забув. Коли ми подавали документи бухгалтерам для взаєморозрахунків, виявилось, що фактури немає. Відповідно ми б ці 4500 не порахували клієнтам і втратили б гроші. Добре, що він провів це все у Finmap».

Коли у звіті відображається, що така витрата була, можна просто звернутися до магазину та відновити чек, щоб надати його клієнту. Микола зазначає, що вже тільки на таких ситуаціях вони втратили б суму більшу, ніж вартість підписки на Finmap.

Важливі звіти

Оскільки одним із завдань Миколи був щоденний контроль руху грошових коштів, він регулярно аналізує звіт «Гроші/Cash flow»*.

* Звіт «Гроші» у Finmap показує рух коштів і дозволяє бачити, які суми надходять, а які витрачаються компанією.

Також дуже корисним виявився платіжний календар*. Завдяки йому ризик касового розриву тепер видно заздалегідь і є час, щоб виправити ситуацію. Та й загалом дуже зручно планувати усі оплати наперед. Це допомагає складати бюджет на наступний місяць і надалі, щоб прогнозувати майбутнє бізнесу.

* У Платіжному календарі Finmap можна бачити залишки та рух грошей на будь-яку дату. У тому числі й платежі заплановані на майбутнє. Якщо ви додаєте майбутні витрати чи надходження, Платіжний календар покаже, чи вистачить грошей, чи є ризик касового розриву.

Форс-мажор

Не обійшлось і без форс-мажорних ситуацій. Хтось із тих, хто має статус власника*, випадково вилучив профіль компанії у Finmap. Здавалося, величезний обсяг даних втрачено. Микола швидко зв’язався зі службою турботи та нашим менеджерам вдалося витягти архів з інформацією із хмари. Там збереглося все, крім операцій за останні 2-3 дні до видалення. Їх провели заново та облік було відновлено.

* Ніхто з команди Finmap не має доступу до даних наших користувачів. Тому виключено ризик, що хтось із менеджерів зможе видалити компанію чи якісь дані.

Що в результаті

✅ Налаштували системний фінансовий облік у декількох компаніях.

✅ Тепер легко обліковувати обіг грошових коштів. Завдяки простоті Finmap, Микола спокійно делегував це завдання менеджерам проєктів та водієві, який займається закупками та доставкою товарів. Співробітники самостійно вносять усі операції і цим економлять масу часу власнику та керівникам.

✅ Платіжний календар допомагає уникати касових розривів. Сервіс попереджає про можливість нестачі грошей і Микола може заздалегідь спланувати, як залучити додаткові кошти.

«Платіжний календар допомагав нам запланувати доходи та витрати, щоб розуміти, чи немає у нас касового розриву, чи де він може утворитися. Ми мали час, щоб зреагувати та уникнути такої ситуації».

✅ До того ж, завдяки платіжному календарю, власник завжди знає, кому, коли і скільки має його бізнес, а хто і скільки має сплатити їм. Це допомагає планувати бюджет на місяць уперед і надалі.

✅ Бізнес Миколи тепер не втрачає грошей. Навіть якщо після закупівлі матеріалів для об’єкта клієнта загубиться чек, суму витрати вже внесено до Finmap. Отже, про неї не забудуть і легко підтвердять замовнику, просто відновивши чек.

До того ж, такий системний облік подобається клієнтам. Вони бачать, які суми витрачені на їхній проєкт і куди конкретно пішли гроші. Це додає довіри до компанії.

✅ Бізнес заощаджує гроші на послугах фінансового директора:

«На тому рівні, де ми працюємо, нам давно слід би найняти людину, яка вестиме фінанси. Але із сервісом у цьому ще немає потреби», — каже Микола.

✅ Одна з компаній Миколи, в якій для фінобліку запроваджено Finmap, зросла на 400% за рік. А минулого року, навіть попри пандемію, було зростання ~150%.

«Зокрема це і заслуга Finmap, тому що навіть у складний час ми розуміли, які гроші маємо, на що можемо розраховувати, що можемо купити і так далі».

P.S.
– Чому ви вирішили впровадити Finmap у свій бізнес?
– Тому що він класний

Чому Микола вважає нас класними та кому рекомендує Finmap, дивіться у цьому відео.

‍

Щоб впровадити системний фіноблік та будь-якої миті бачити повну картину свого бізнесу, підключайте Finmap за посиланням:

Спробувати Finmap безкоштовно

14 днів безкоштовно. Наша служба турботи допоможе знайти глибоке рішення та використати максимум можливостей сервіса саме для вашої компанії.

А дізнатися більше про послуги консалтингової компанії Intelligent System можна за посиланням: https://intelligentsystem.com.pl